财务部如何配合事务所年报审计
派去配合之人要“少而精”
无论财务部有多少人,总觉得不够用,这是所有公司的正常感触。审计机构来两个人也好,来二十个人也好,财务部最好只派一个人,或者至多派两个人与之配合。原因在于,若派去配合的人员太多,需要与之将职责一一说清,并且还需要告诉审计人员根据分工找相关人员。
这样造成的结果是,几乎所有的财务部人员在这段时间都要围绕审计转,这会影响财务部正常的工作运行,而且在公司需要了解审计进度时,需要挨个问很多人才能了解情况,费时费力。
若派一个人与事务所进行接口,派去之人从审计那里得到问题清单,再将清单分工给财务部每个人,其不需要了解所有事宜,更不需要拥有全部资料,只需要管好收发就可以了。这样,公司想了解审计进展的话,只问这一个人就行了。
另外,因各公司财务部的人个性及处事方式各不相同,派去配合审计的人,不需要多么机智勇敢,但一定要“懂事”,要事前了解审计的大致流程和方向,做到心中有谱。
与审计组巧妙沟通
独立性是会计师的生命,但在审计现场,会计师的命根子是资料。
审计组在进入现场前,往往先把资料清单给公司,公司 可把能提供的电子版资料发邮件给审计组。
每个会计师事务所,都有资料清单模板,但其因讲究通用性,并不适合所有公司。因此,财务部拿到清单后,要先对模板进行删减,在不适用的条款上面打上标记,反馈给事务所,然后再组织人员提供。
如果是连续审计,则公司上一年已经提供了本公司特色资料,比如分析表、清单之类的材料,细心的会计师会在来年的资料清单里直接写上,但粗心的会计师在现场才想起来索取。而财务部拿到清单后,如果发现并未要这些特色资料,也不用着急。因为,会计师今年的想法可能与往年不同,很多资料的用处就不会太大。
除了清单上需要注意的事项,现场审计开始后,会计师还会索要很多东西。但除了基础资料外,很多资料都可以通过沟通获得更好的效果。
比如,审计组不可能对公司的所有管理流程烂熟于心,因此,他们要的东西,公司可能没有或者很难提供。这时,财务部就要主动去和审计组沟通,以其他方式更好地进行弥补,从而达到双方满意的结果。
另外,会计师事务所不是主管单位,对企业的审计也不是打与被打、罚与被罚的关系。
相反,大家的目的是一起把报表赶紧做完做好。因此,大家更多的是在协作,而非敌对。
因此,对于事务所的提问,要区别对待。公司的财务、业务、人力、行政对同一事情的看法可能各不相同,对于比较深刻的问题尤其是敏感的问题,答案要想好。
比如审计要询问某销售员或某大客户的情况,财务部就要请相关销售员先说一遍,对不妥的地方随时进行修正。
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